正社員や派遣エンジニアとフリーランスエンジニアの違いのひとつに請求書の発行があります。
フリーランスエンジニアとしてどれだけ仕事を受注しても、請求書を発行しなければ収入を得ることはできません。
正社員や派遣社員のように給与が自動的に振り込まれるものと思っていると、痛い目にあってしまいます。
今回はフリーランスエンジニアが知っておかないと損をする請求書の基礎知識について詳しくご紹介します。
請求書を作成する場合に記載すべき基礎項目
自分で請求書を作成する場合は、Excelなどのテンプレートを使うのも１つの方法です。
請求書には決まったレイアウトはありません。
しかしフリーランスエンジニアが請求書を発行する場合は、以下の項目は最低限必要になる基本項目です。
- 宛先
- 取引年月日
- 商品名
- 商品数量
- 請求額
- 請求書発行者または屋号
- 振込先
- 支払い期日
それぞれの項目について、解説していきます。
宛先
請求書を発行する上で、当然ですが請求先の記載が必要になります。
これは相手に支払う必要がある請求書として認識してもうら必要もありますが、自分自身が収入を管理する上でも必要になるため、必ず記載することが重要です。
取引年月日
取引年月日または請求書発行日を記載することは重要です。
請求書には保管期間が決められています。
そのため、請求書を保管し管理する上でも取引年月日や請求書の発行日は記載するようにしなければなりません。
商品名
自分自身でもシステムを納品したのか、それとも時間で契約をしたのか取引内容を管理しておくことも重要です。
商品名が記載されていない請求書では、もし監査に入られた際に不正を疑われかねないため自分を守るためにもより詳細に記載することが大事です。
またフリーランスエンジニアの場合は、基本的にはそれほど商品の種類はそれほど多くありませんが、取引先にとってはあなたは取引先の1つで、何を取引したかを把握できる請求書であることも必要です。
商品数量
商品の数量の記載も請求書には大事な項目の１つです。
商品名だけでは、月ごとに金額が違うのも監査時に指摘を受ける場合もあります。
また時間単価で契約をしている場合は、商品数量として時間を入れて何時間働いたかをわかるようにしておくことも重要です。
請求額
１つの請求書に対しての合計請求額を記載します。
商品ごとの金額や数量の記載も重要ですが、そこから値引きや案件によっては源泉徴収額を減額して記載することもあるため、最終的な請求額は別途記載することで、取引のトラブルを避けることができます。
請求書発行者または屋号
請求書発行には発行者名または屋号が必要です。
相手が複数の請求書をやりとりする上で、ミス発生防止のためにも確実に自身が発行した請求書だとわかるようにしておくことも、重要です。
振込先
請求書を発行して、相手が受け取っても振込先がわからなければ、報酬を支払ってもらうことができないため必ず記載するようにします。
また可能であれば屋号をお持ちの場合は、屋号名義の口座を振込先に指定しておくことがおすすめです。
屋号の口座がない場合は、請求書発行者と同じ名義の口座にすることで振込手続きの間違いなどを減らすことができます。
もしも継続して取引を行っている相手に振込先の口座を変更する場合は、請求書への記載だけでなくメールなどで別途連絡を入れておくのがおすすめです。
支払期日
よく支払期日が記載されていない請求書を目にすることがありますが、支払い期日は確実に記載することをおすすめします。
フリーランスエンジニアとして複数の企業または個人事業主と取引を行うと、相手によって締め日や支払日に違いがあります。
支払期日を記載していない場合、支払いが行われていないのか、そもそも支払日になっていないのかがわかりません。
支払期日は取引開始時に相手方に請求書の発行日と支払期日を確認して、請求書を作成するとトラブルになりません。
請求書発行サービスMISOCAもおすすめ
請求書発行は自分でExcelなどで作成する以外にも、請求書発行してくれるサービスがあります。
代表的なものとして今回はMISOCAをご紹介します。
MISOCAは必要な項目を入力するだけで、請求書を作成してくれます。
またファイルの出力形式もPDFを始め、一般的なファイル形式に対応しており、請求書の郵送なども行ってくれるサービスです。
請求書を作るところまでは、それほど手間ではありませんが、郵送が必要な取引先の場合は郵送するための宛名書きや封筒などを準備するのは嫌いなフリーランスエンジニアも少なくありません。
多少月額料金は必要になりますが、１度使い始めると非常に便利なため継続して使ってしまう方も多く、個人的にもおすすめのサービスです。
無料で使用できる期間もあるため、試しに使用してみるのもありです。
フリーランスエンジニアは請求書発行忘れに注意
今回はフリーランスエンジニアの請求書発行について、解説してきましたが、いかがでしたか？
フリーランスエンジニアになると絶対忘れてはいけない１つが請求書です。
請求書の発行忘れは、相手の締め日に間に合わなければ、１ヶ月以上報酬を受け取れなくなる可能性もあります。
取引先が１つしかない場合は、その１つを忘れてしてもうと２ヶ月間収入ゼロになる可能性もあるため、毎月または案件ごとの請求書は確実に発行が必要です。
忘れっぽい方は仕事のスケジュールに、請求書発行のタスクも記載することをおすすめします。
